Sikr de centrale budskaber og vigtig viden fastholdes før – under og efter jeres næste konference
Konferencer og kongresser er det mest brugte forum for deling af viden inden for et afgrænset fagområde, når eksperter og debattører viderebringer den seneste viden for tilhørerne.
Uden for auditoriet deler deltagerne viden med hinanden og nye ideer bliver fostret. Udover at blive updated på ny forskning og viden, er networking med andre deltagere den andenstørste bevæggrund for at deltage i en konference.
I arbejdet med at organisere en stor konference med mange deltagere – måske endda fra mange forskellige lande – er en stor del af opgaverne forbundet med logistik. Ikke desto mindre er det samtidigt vigtigt at have øje for, hvordan centrale budskaber og viden bliver fastholdt, efter deltagerne har forladt konferencen.
Med udgangspunkt i mere end 10 års erfaringer fra videodækning af konferencer og kongresser i ind- og udland, har vi nedenfor opsummeret en række forslag til, hvordan I som arrangører bruger videoformidling til at skabe relationer mellem deltagere og dele viden før – under og efter jeres næste konference.
Før konferencen
- Lad deltagerne møde oplægsholdere og værtskomiteen forud for konferencen via korte videoer og skab dermed øget tiltrækning og involvering
- Øg potentialet for networking ved at lade deltagerne møde hinanden gennem korte præsentationsvideoer med mulighed for kommentarer
- Ved at introducere forskellige deltagere gennem sådanne testimonal videoer, er videoerne et effektivt redskab til at promovere konferencen på Twitter, LinkedIn og andre sociale medier
Under konferencen
- Løsninger til livestreaming og webinarer har under covid-19 udviklet sig markant, og som fremtidig konferencedeltager vil man stille sig spørgsmålet, om man behøver at deltage fysisk eller via sin hjemmecomputer. Denne hybride udvikling gør, at man som arrangør skal henvende sig til deltagere online såvel som i en traditionel fysisk forstand
- Testimonial videoer til SoMe med oplægsholdere og deltagere under selve konferencen øger sandsynligheden for, at relevante medier bringer nyhedshistorier om jeres specifikke fagområde
- En “på gensyn næste år-video” med udtalelser fra deltagere og værtskomiteen er en oplagt mulighed for at opsummere på de centrale budskaber
Efter konferencen
- Offentliggørelse af redigerede præsentationer med sammenklip af flere kameraer og indlejrede slides på hjemmeside og SoMe, gør det muligt at se eller gense præsentationerne i et lækkert format. Et nyhedsbrev er i denne sammenhæng oplagt til at orientere om sådanne videoer
- Et stemningssammendrag fra konferencen med afsluttende kommentarer fra værtskomiteen er med til at fastholde de centrale budskaber, og hvorfor man bør deltage
- Videooptagelser fra en allerede afholdt konference kan yderligere bruges til promoveringsvideoer for fremtidige events