Individuelle aftalevilkår:  Formålet med samarbejdsaftalen er at sikre en optimal proces mellem dig som kunde og Zoomdox som leverandør.

Når købsaftalen mellem kunden og Zoomdox er godkendt, sender Zoomdox inden for fem arbejdsdage en samarbejdsaftale med præcisering af de spørgsmål, der skal afklares for at løse opgaven mest optimalt for begge parter. Derefter har du som klient fem arbejdsdage til at foretage rettelser. Aftalen godkendes, når begge parter har accepteret aftalen via mail.

Standard aftalevilkår: De individuelle aftalevilkår som beskrevet ovenfor vedrører processen for en bestemt opgave, hvor standard aftalevilkårene gælder for alle opgaver mellem en kunde og Zoomdox.
Disse aftalevilkår er; brugsrettigheder, accept og levering, ansvarsbegrænsning, tvister, force majeure, købsaftale, afbestillingsgebyr og betaling.

Brugsrettigheder
Kunden er den retmæssige ejer og distributør af alle redigerede videoer og har ubegrænset brug af disse på diverse platforme.
Specialdesignet grafisk materiale og egenproduceret musik (af eksterne partnere) arrangeret af Zoomdox kan frikøbes til brug i senere produktioner, såfremt opgaven ikke udføres af Zoomdox.

Zoomdox opbevarer råfilerne til eventuelt fremtidigt brug. Hvis klienten ønsker at få filerne overført til eget brug, opkræver Zoomdox et ekspeditionsgebyr for dataoverførelsen.<
Medmindre andet aftales har Zoomdox ret til at bruge videoer produceret for en kunde som showcase på www.zoomdox.com og på SoMe.

Accept og levering
Kunden har ansvaret for videoer offentliggjort på internettet efter godkendelse af indholdet fra kundens side.
Medmindre anden deadline er aftalt mellem kunde og Zoomdox, vil Zoomdox levere de redigerede videoer inden for tre arbejdsdage.
Herefter har kunden mulighed for at komme med ønsker til ændringer, forudsat at ændringerne er inden for vilkårene og betingelserne i samarbejdsaftalen.

Ansvarsbegrænsning
Zoomdox er ansvarlig for nedbrud af udstyr essentielt for professionel videoproduktion såsom kameraer og harddiske. Hvis Zoomdox ikke leverer på grund af sådanne omstændigheder, kompenseres de samlede omkostninger i relation til omfanget af nedbruddet.
Zoomdox er ikke ansvarlig for nedbrud forårsaget af tredjeparter som fx af teknisk mandskab på konferencestedet.

Tvister
I tilfælde af tvister, der ikke kan løses mellem kunden og Zoomdox, vil en given tvist blive håndteret i henhold til det danske retssystem.

Force majeure
Hvis Zoomdox ikke er i stand til at levere den aftalte opgave på grund af omstændigheder, Zoomdox ikke kan kontrollere – herunder brand, oversvømmelse, strejke, lockout, strømsvigt, sygdom, svigtende service og tredjepartsleverandører (inkl. telekommunikations- og netværksudbydere), frigives Zoomdox fra de kontraktlige forpligtelser.
Zoomdox kan ikke holdes ansvarlig for direkte eller indirekte tab, som kunden har lidt på grund af ovenstående og lignende situationer.
Zoomdox har ret til at få hele eller dele af arbejdet udført af underleverandører.

Købsaftale og afbestillingsgebyr
Efter accept af købsaftalen mellem en kunde og Zoomdox, er Zoomdox berettiget til at kræve et afbestillingsgebyr, hvis kunden trækker sig fra aftalen.
Afbestillingsgebyret størrelse afhænger af, hvornår en given kunde trækker sig. I tilfælde hvor en konference eller anden event udsættes mere end 72 timer før start, beregnes afbestillingsgebyret i overensstemmelse hermed og vil blive fratrukket i en evt. senere købsaftale. Hvis begivenheden annulleres mindre end 72 timer før start, vil beløbet ikke blive fratrukket i en evt. senere købsaftale – men vil blive anset som tabt fra kundens side.

I tilfælde af aflysning:
• 10 pct. af det fulde beløb faktureres efter accept af købsaftalen.
• 25 pct. af det fulde beløb faktureres, hvis aflysningen sker inden for 30 dage før eventet.
• 50 pct. af det fulde beløb faktureres, hvis aflysningen sker inden for 72 timer før eventet.

Betaling
Kunder, der bruger EAN-faktura (elektronisk faktura), har en betalingsfrist på 30 dage efter fakturadatoen. Ellers er betalingen 8 dage efter modtagelse af fakturaen.
Hvis det samlede beløb for en opgave overstiger 100.000 DKR., kan fakturering deles i to eller flere betalinger. Evt. delbetalinger vil blive aftalt i samarbejdsaftalen.
Forsinket betaling opkræves med renter i henhold til dansk rentelov.
Hvis en kunde ikke godkender en faktura, har kunden ret til at fremsætte en skriftlig klage hurtigst muligt og senest inden for 7 dage.
Kunden er dog kun berettiget til at tilbageholde betaling af den del af fakturaen, som kunden opponerer imod. Fx hvis kunden har godkendt 75 pct. af opgaven, er det kun muligt at tilbageholde et beløb svarende til 25 pct. af den samlede faktura.