Covid-19 har medført, at fremtidige konferencer og kongresser vil have deltagere både online og on location
Med udbruddet af covid-19 tilbage i februar/marts 2020 lukkedes dørene til konference- og kongressale verden over. Men hvor nogle døre lukker, åbner andre sig som bekendt.
Virtuelle konferencer har på under et år udviklet sig eksplosivt, og selv når det bliver muligt at rejse tværs over kloden for at mødes med sine fagfæller, vil mange overveje at følge med hjemme fra deres laptop i stedet. Som deltager vil man stille sig spørgsmålet, om det er nice to go eller need to go.
Den globale nedlukning har demonstreret styrkerne i at samles online, og hvordan man kan sikre en betydelig skarpere styring som fx webinaret contra den traditionelle præsentation foran et fysisk publikum.
Online vs. on location
Slides, videoer og andet grafik på storskærm udgør typisk en central del i en præsentation.
Som tilhører i et stort auditorium med flerhundrede andre, kan det dog være svært at få alle detaljerne med, og ofte vil man gerne gå tilbage undervejs og se en slide igen.
Online har du derimod bedre mulighed for at være fokuseret på indholdet ved, at præsentationen er tilpasset til en computerskærm med en mindre videoboks af oplægsholderen og slideshowet i fokus.
Spørgsmål fra tilhørerne kan også styres meget mere effektivt, hvis de bliver stillet på skrift via en chat, da verbale spørgsmål ofte blive unødvendig lange.
Ved at stille spørgsmålet på skrift og sende det til en moderator, der kan sortere i væsentligheden til fordel for de andre tilhørere, opnås en langt større udbytte af præsentationen.
Hybride løsninger
Den tilfældige uformelle dialog i elevatoren eller foran buffeten kan ikke på samme måde erstattes af et online grupperum.
For mange deltagere spiller det sociale en stor rolle, hvorfor de fysiske konferencer stadig skal arrangeres, men de bør suppleres med muligheden for kun at deltage online.
Selvom det ikke på samme måde er muligt at møde nye fagfæller virtuelt i lobbyen, kan der virtuelt skabes et mere skarpt match end det tilfældige møde i køen til buffeten.
Ved at få deltagere til at præcisere faglig fokus, dilemmaer etc. forud for konferencen, er det muligt at gruppe de deltagere, der professionelt ligner hinanden mest virtuelt.
Efter at have medvirket i sådant et mind match fortæller en deltager flg.; ”Jeg blev fuldstændig overvældet af at deltage i et møde med seks personer, jeg aldrig havde mødt før, hvor to af dem arbejdede med nøjagtig samme udfordring som jeg selv, – men jeg havde aldrig hørt om dem før.” (uddraget er fra artiklen, COVID-19 Ushers in the Future of Conferences)
Flere deltagere, mindre klimabelastning
Det store kritikpunkt mod internationale kongresser og konferencer er den klimapåvirkning, det medfører, når deltagere krydser kontinenter for at deltage i en konference.
I en undersøgelse af co2 fodaftrykket fra en specifik kongres, 14th EAAE Congress i Slovenien i 2014, lød konklusionen, at den samlede co2-udledning svarede til 300 tons, og hver deltager dermed udledte 0,5 ton co2. Foruden den positive påvirkning på klima ved at begrænse lufttransporten, giver det også mange flere muligheder for at deltage.
En konferencearrangør fortæller i artiklen, As COVID-19 forces conferences online, scientists discover upsides of virtual format, hvordan de fik 30.000 online deltagere i stedet for de få hundrede forventet til den fysiske konference.
Det skal nævnes, at konferencens oprindelige tema blev ændret til fordel for en aktuel dagsorden med covid-19 som omdrejningspunkt, hvilket i sig selv øgede deltagerantallet.
Eksemplet viser dog tydeligt, hvordan deling af viden er muligt i en større udstrækning, når det bliver gjort økonomisk overkommeligt for de personer, der ikke har råd til at tage fysisk til en international konference.